A comunicação é uma parte vital de qualquer agência que opere em qualquer escala. As coisas podem piorar rapidamente sem definir expectativas claras e compreender as contribuições ou preocupações da outra parte.
No entanto, desde o aumento de Plataformas alimentadas por IA e recursos on-line, entregar pontos-chave aos clientes, partes interessadas e vice-versa se tornou relativamente fácil e eficiente.
Mas nem todos os proprietários de agências parecem ter se adaptado ao uso dessas ferramentas, que são essenciais para otimizar seu fluxo de trabalho.
É por isso que criamos este post para mostrar a você 8 erros de comunicação com o cliente que as agências fazem e como consertá-los sem problemas. Então, vamos começar?
8 erros comuns na comunicação entre clientes e agências
Abaixo estão alguns erros comuns que podem ocorrer na comunicação entre clientes e equipes de trabalho que lidam com pedidos, iterações, etc. Siga-os de perto para não perder nada importante.
- Expectativas pouco claras
Quando as agências entram em contato com os clientes, muitas vezes elas configuram o projeto sem esclarecer seu escopo, prazo,entregas esperadas, ou responsabilidades.
Isso gera confusão entre ambas as partes, resultando em um produto mal entregue. Consequentemente, os clientes perdem a confiança na sua agência e buscam outros clientes.
- Não ouvir ativamente
Escuta ativa é quando você escuta atentamente o que a outra pessoa está dizendo e parafraseia isso em sua mente.
No entanto, as agências e os seus funcionários da linha de frente que não praticam a escuta ativa muitas vezes acabam descartando as contribuições dos clientes, o que aumenta a frustração de ambas as partes ao entregar projetos com altos riscos.
- Complicando a comunicação com jargões
Especialistas em divulgação que usam muito jargão codificado pela indústria em sua comunicação muitas vezes acabam afastando clientes e leads potenciais. Eles esquecem que o usuário final não está apto a responder a um vocabulário difícil, pois pode não ter muito conhecimento naquela área específica.
- Atrasando Respostas
Como agência de marketing, P&D ou qualquer outro tipo de agência, é sua responsabilidade responder aos clientes sem demora. Mas, se você não…iniciar conversas com eles regularmente, os clientes podem não se sentir tão apegados à sua organização, abandonando-a no instante em que têm uma oportunidade.
- Atualizações pouco frequentes para clientes
Este erro é bastante semelhante ao anterior. As agências frequentemente esquecem que fechar um acordo ou um projeto não é o fim da conversa – é o ponto de partida onde sua comunicação deve começar. ainda melhor. Quando você deixa uma lacuna na comunicação, você corta suas chances de um relacionamento de longo prazo e suas perspectivas de florescer.
- Evitando conversas difíceis
Nós entendemos que, como uma agência que busca cumprir promessas, é muito difícil ter conversas difíceis com os clientes e admitir erros. O medo de romper laços com a outra parte muitas vezes interrompe as conversas, levando a resultados ainda piores para os projetos.
- Ignorando as preferências de comunicação
Equipes e funcionários de agências frequentemente negligenciam as preferências de comunicação dos clientes, o que leva a um fluxo de trabalho ineficiente e prazos não cumpridos.
Pense desta forma: nem todo mundo é fã de e-mail e nem todo mundo gosta de ser abordado por telefone. Se você ignorar as preferências de comunicação e se limitar às suas plataformas, as coisas vão piorar.
- Falta de documentação
O último erro que gostaríamos de apontar é a falta de documentação. Muitas vezes, não há como os clientes acessarem ou visualizarem os arquivos em andamento, o que torna as conversas menos transparentes e as promessas vazias.
Além disso, muitas agências não têm bases de conhecimento sólidas pronto para integrar clientes da maneira mais eficaz possível, o que leva a mais problemas.
Possíveis soluções em oferta
Até agora, discutimos alguns erros comuns que as agências cometem. Que tal aprender sobre suas possíveis soluções?
- Rascunhos de Contratos Detalhados
Não perca nenhum detalhe ao criar contratos com os clientes. Defina claramente as entregas, os marcos e responsabilidades para que você tenha o mínimo de culpa quando as coisas derem errado.
Organize reuniões de lançamento onde vocês alinhem metas e processos para que seus clientes fiquem bem cientes de tudo o que está prestes a acontecer.
- Pratique e implemente a escuta ativa
Crie o hábito de ouvir as necessidades e contribuições da outra parte. Em seguida, repita a ela o que você acabou de ouvir, parafraseando seus pensamentos.
Isso garantirá que você não tenha ouvido ou julgado mal nada durante suas conversas, resultando em uma comunicação eficaz com os clientes.
- Use uma linguagem simplificada ao se comunicar com os clientes
Simplifique sua linguagem ao se comunicar com os clientes. Use analogias para esclarecer conceitos ou ideias complexas. Isso os manterá conectados à sua visão do projeto enquanto você realiza os sonhos deles.
- Responda no prazo aproveitando a tecnologia de IA
Utilize as plataformas de IA modernas e avançadas como Bate-papo ao vivo que oferecem imensos benefícios às agências. Essas ferramentas automatizam as respostas para que você possa se comunicar com os clientes pontualmente e 24 horas por dia, sem perder o ritmo.
- Estabeleça uma cadência para atualizações
Decida com os clientes quando você fornecerá as atualizações e cumpra esse cronograma. Por exemplo,e-mails semanais ou ligações quinzenais, etc. Isso manterá a outra parte informada sobre o status atual do projeto e evitará complicações durante atividades de trabalho cruciais.
Além disso, você pode utilizar ferramentas inteligentes como Trello e Asana para essa tarefa. Os softwares mencionados podem ajudar os clientes a acompanhar o progresso atual, ajudando você a manter a comunicação transparente e honesta.
- Resolva os problemas com antecedência
Todos cometem erros, mas aqueles que não conseguem admiti-los logo no início sofrem mais tarde, durante o ciclo de vida do projeto.
Não há vergonha em desafios de enquadramento, no entanto, a melhor estratégia é apresentar soluções possíveis.
Por exemplo, “Perdemos o prazo X. No entanto, aqui está o nosso plano revisado para resolver este problema”…. Algo assim pode funcionar muito bem a seu favor.
- Adapte-se ao estilo deles ao introduzir ferramentas eficientes
Como uma agência que busca competir com outras no mercado competitivo, você não pode deixar sua reputação ir por água abaixo. Portanto, evite frustrar os clientes ouvindo e adaptando-se ao estilo de comunicação preferido deles (por exemplo, via Zoom, MS Teams ou outros).
Mais tarde, introduziu lentamente alternativas eficientes como Tear para atualizações em vídeo. Isso garantirá que os clientes embarquem em você enquanto você torna os processos mais fluidos e eficientes para ambas as partes.
- Use unidades compartilhadas para documentação centralizada
A solução final que temos a oferecer é a utilização de unidades compartilhadas como Espaço de trabalho do Google, Noção, etc. Isso manterá os registros centralizados e ajudará os clientes a entender cada pequena alteração no projeto.
Também recomendamos incluir códigos QR na documentação para que os usuários possam escaneá-los usando seus smartphones ou plataformas online como https://qrscanner.net/pt e acessar material adicional para os projetos.
Isso manterá as informações organizadas e centralizadas, permitindo que você trabalhe de forma rápida e eficaz.
Considerações finais
A comunicação com os clientes pode ser difícil às vezes, especialmente quando você precisa ter conversas difíceis, trabalhar em projetos de grande escala ou ambos.
No entanto, hoje temos muitas soluções como Chatbots de IA,software de gerenciamento de projetos,unidades compartilhadas,etc., que podem ajudar você a agilizar a comunicação com os clientes sem problemas.
Dito isso, é importante incentivar e treinar seus funcionários para ouvir atentamente as necessidades do cliente e abordá-las adequadamente para evitar o desenvolvimento de complicações.
