Da tradicional agenda aos softwares de gestão, a organização de tarefas faz parte de qualquer cotidiano de trabalho. Afinal, os profissionais que conseguem manter uma rotina organizada e compreendem a importância de cada demanda raramente são pegos por imprevistos, acúmulos de trabalhos ou crises.
Para manter a organização de tarefas em dia, é bastante comum utilizar ferramentas e técnicas bastante conhecidas e aplicadas pelo mercado, que facilitam a identificação das prioridades e a distribuição das atividades dentro das equipes e funcionam tanto no aspecto físico quanto no mundo digital.
Já no ambiente impactado pela transformação digital, os gerenciadores de tarefas, como o Runrun.it, auxiliam na criação de um cronograma de projetos de forma mais ágil e flexível, permitindo a organização por meio de listas, filtros personalizados ou ajustes conforme o calendário do profissional.
Mesmo assim, você acha a organização de tarefas um verdadeiro desafio? Nesse post vamos desmistificar esse processo, mostrando como a organização de tarefas pode ser incorporada aos hábitos do seu trabalho e, de quebra, ainda aumentar a sua produtividade e criatividade. Confira!
- A importância da organização das tarefas
- Como definir prioridades
- Técnicas e ferramentas para realizar a organização de tarefas
- Realize sua organização de tarefas com um software de gestão
A importância da organização das tarefas
A organização é um dos elementos primordiais quando falamos em uma boa gestão de tarefas no trabalho. Com essa prática, é possível visualizar a sequência de ações mais importantes que precisam ser realizadas, acompanhadas ou distribuídas durante o expediente.
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Logo, a organização de tarefas funciona para todos os níveis de hierarquia dentro de uma empresa, já que quando temos uma estrutura detalhada informando quem são os responsáveis por uma demanda, quais são os prazos de entrega e quais etapas já foram cumpridas até o momento, há uma sensação de que os aspectos essenciais de um projeto estão sob controle, o que favorece o trabalho em equipe fluir com naturalidade.
Pensando de forma mais visual, imagine dois cenários: num deles sua mesa de escritório é ocupada por post-its, agendas, folhas e bloquinhos de anotação amontoados. A situação do seu notebook não é diferente: dezenas de abas abertas, notificações piscando na tela e pedidos espalhados por diferentes canais. Agoniante, né?
Agora vamos ao segundo cenário: sua escrivaninha está bem organizada, apenas com uma agenda marcando seus compromissos do dia. Nela também há uma checklist para você conferir as tarefas que já foram feitas.
Enquanto isso, na tela do seu desktop, todas as informações estão organizadas em um gerenciador de projetos que mostra sua prioridade atual e no que seus colegas estão trabalhando. Além disso, você é apenas notificado acerca das entregas mais relevantes do dia. Bem melhor, não é mesmo?
A diferença entre as duas situações é que a organização das tarefas possibilita um ambiente mais tranquilo, no qual há um processo transparente de tomada de decisões baseada no gerenciamento das funções, trazendo por consequência outros benefícios como:
- Maior produtividade e motivação;
- Melhor gestão do tempo;
- Entregas de resultados mais qualificados;
- Mais criatividade etc.
Como você pode notar, a organização de tarefas mantém todos a par do que está acontecendo na empresa, seja no escritório ou no home office, e o uso de plataformas como o Runrun.it colaboram ainda mais para que a gestão de projetos seja efetiva. Mas vamos falar disso mais adiante. Antes disso, vamos mostrar porque a definição de prioridades é parte fundamental para a organização das tarefas.
Como definir prioridades
Para se estabelecer as prioridades com eficiência, é preciso entender a diferença entre aquilo que é importante e o que é urgente.
Importante é aquela tarefa que fará diferença para a execução do projeto.
Já o urgente é aquilo que se não for resolvido logo, irá perder o sentido de ser feito ou poderá ocasionar uma crise institucional.
A verdade é que mesmo existindo tarefas que são importantes e urgentes, elas não são a maioria em seu cronograma de projetos. Por isso que os métodos de categorização das prioridades são tão necessários na organização de tarefas, pois eles classificam o que precisa ser resolvido antes e o que pode até mesmo ser delegado para outro colaborador.
Organização de tarefas por tipos de atividades
Nós já explicamos as diferenças entre o que é importante e o que urgente, mas como isso se aplica nas tarefas rotineiras? Podemos entender melhor esses critérios de qualificação ao conhecer os tipos de tarefas mais comuns. São elas:
- Emergenciais: possuem prioridade máxima e não podem esperar. Geralmente acontecem por falhas no planejamento. Por isso, as demais tarefas devem ser interrompidas até que se solucione o problema.
- Urgentes: surgem devido a uma revisão do cronograma e são elencadas à frente de outras tarefas. A resolução rápida delas evita que se tornem emergências para o departamento ou para a empresa.
- No prazo: devem ser realizadas no tempo acordado no planejamento. São tarefas essenciais para a continuidade dos projetos.
- Planejadas: pertencem a um planejamento maior e por isso têm um longo prazo para que sejam executadas. Por isso, possuem flexibilidade para mudanças e adequações até a sua entrega.
Claro que existem diferentes nomenclaturas para as tarefas, mas em geral elas compartilham características com os modelos acima listados, o que torna tudo mais funcional quando pensamos em métodos e ferramentas para organizar as tarefas.
Técnicas e ferramentas para realizar a organização de tarefas
Desde a formação das primeiras comunidades, o ser humano sempre buscou fórmulas e práticas que tornassem o seu trabalho mais organizado. Com a evolução das tecnologias, desde a época industrial à era da internet, conhecemos vários recursos que aumentam a velocidade de entrega e a capacidade produtiva.
O fato é que as técnicas para a organização de tarefas continuam sendo bem quistas, principalmente no ambiente corporativo, por oferecerem soluções lógicas e se aplicarem a diferentes áreas de atuação, do marketing à construção civil. Conheça as mais utilizadas:
Matriz de Eisenhower
Seguindo o formato de um plano cartesiano, a matriz de Eisenhower estabelece a classificação de urgência e importância em quatro quadrantes, que simbolizam a priorização das atividades frente a outras demandas. Basicamente, os campos podem ser categorizados da seguinte forma:
- De muita importância e muita urgência: crises.
- De muita importância, mas pouca urgência: metas e planos.
- De pouca importância, mas muita urgência: interrupções.
- De pouca importância e pouca urgência: distrações.
Uma vez classificadas, as tarefas disponíveis dentro destes quadrantes podem ser organizadas conforme nosso exemplo:
Matriz GUT de Priorização
Consiste em uma tabela que pontua as prioridades ao responder três perguntas:
- Quão grave é o seu problema? (Gravidade);
- Qual o limite de tempo que você tem para resolvê-lo? (Urgência);
- Qual a probabilidade de esse problema se transformar em uma crise? (Tendência)
Dentro dessas escalas, são atribuídos pesos diferentes, de 1 a 5, para as atividades elencadas. Após essa classificação, os valores são multiplicados e o resultado final irá mostrar qual é a tarefa que deve ser realizada primeiro. Para você visualizar melhor, trouxemos outro exemplo a seguir:
Checklists
Fazer a organização das suas tarefas em checklists é uma das dicas mais comuns no meio corporativo. Adaptável para várias utilidades, a ferramenta funciona para elencar as atividades mais importantes do dia, conferir os passos de um projeto ou mesmo listar ideias criativas.
Inclusive, a checklist é um dos recursos incorporados ao Runrun.it, um software de gestão de tarefas completo, que organiza a sua agenda do dia, além de ser o aliado ideal para manter todos os integrantes da sua equipe na mesma página.
Esse tipo de ferramenta agrega diversas possibilidades para tornar o seu trabalho mais descomplicado, como veremos a seguir.
Realize a sua organização de tarefas com um software de gestão
Os softwares de gestão chegaram às empresas com a missão de tornar aquelas atividades burocráticas em práticas automatizadas que facilitaram e muito a gestão do tempo dos profissionais.
Eles possibilitaram que o acompanhamento dos projetos acontecesse em tempo real, assim como permitiram um melhor entendimento das horas trabalhadas e as entregas efetuadas em cada ciclo, isso sem falar da gestão financeira do negócio.
Nesse contexto, esse tipo de ferramenta também auxilia na organização de tarefas e um bom exemplo é o Runrun.it. Com a plataforma, o usuário tem diferentes opções para manter suas atividades em dia e monitorar as prioridades de cada projeto. Separamos algumas delas para você conhecer melhor.
Visualização do todo com o Scrumban
Aplicado na gestão ágil de projetos, o kanban é um método oriental que remete a um tabuleiro, no qual você consegue enxergar as tarefas, desde o backlog (lista de espera) até a entrega final.
Com uma divisão simples e cards que podem ser alocados em cada etapa conforme a sua finalização, ele mostra quais tarefas já estão em andamento, quais irão começar e aquelas que já concluídas.
Dessa maneira, o risco de refação é baixíssimo, pois todos sabem tem uma percepção mais nítida das próximas atividades a entrarem na linha produtiva.
Filtros personalizados
Em meio à bagunça de arquivos, às vezes é complicado encontrar as tarefas certas no momento que você mais precisa. O Runrun.it já foi programado pensando na sua experiência e por isso conta com filtros personalizados de busca, que tornam a organização de tarefas mais fluida e funcional.
Nos campos de pesquisa é possível encontrar as tarefas por projeto, prazo, prioridade e pelos usuários alocados. Isso sem falar que você pode ordenar e sinalizar as atividades conforme a sua preferência, acionando o ícone de urgência na tarefa.
Além de tudo, a ferramenta permite a integração das tarefas a outros aplicativos de agenda, para que nenhum compromisso seja esquecido.
Múltiplos recursos
Além de a automação do Runrun.it permitir a replicação de projetos e tarefas, o que representa uma grande economia de tempo, a tela das atividades entregam múltiplas funcionalidades que atendem diferentes necessidades.
No layout você encontra campos bem definidos para a descrição das atividades, calendário para estipular prazos, um timesheet automático que contabiliza as horas aplicadas à atividade, espaço para a troca de informações e envio de materiais entre equipe, criação de sub-tarefas relacionadas ao escopo principal, checklist e outros atributos essenciais para a organização de tarefas.
E para tornar o mensuração dos resultados mais eficaz, o software possui painéis com indicadores personalizados, que registram as informações coletadas e transformam em métricas para o acompanhamento da produtividade e capacidade dos profissionais do seu time. Ou seja, tudo em uma só tela.
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