Você já ouvir falar na matriz de prioridades ou na matriz de Eisenhower?
Passamos grande parte do nosso dia enrolados com dezenas de pequenas tarefas que, na maioria das vezes, serão procrastinadas.
Isso acontece ainda mais nos estudos. Sabe aquele assunto chato, que você não entende e prefere deixar para um outro momento?
Então, seja no trabalho ou nos estudos, definir prioridades é fundamental para sentir-se mais produtivo no fim do dia.
Vamos conhecer como funciona a matriz de prioridades e como você pode usá-la no dia a dia.
O que é a matriz de prioridades?
Essa técnica de organização também é conhecida por matriz de Eisenhower, porque leva em consideração o entendimento de Dwight D. Eisenhower – 34º presidente dos Estados Unidos – sobre urgência e importância.
Acumulamos uma porção de tarefas durante o dia e nem sempre elas, de fato, precisam ser feitas no exato momento em que aparecem. É nesse sentido que a matriz de prioridades nos ajuda.
Coisas importantes nem sempre são urgentes, como por exemplo ver os e-mails. A não ser que você esteja aguardando algo na sua caixa de entrada, você pode determinar alguns pontos/minutos do dia para lê-los e respondê-los ao invés de conferir assim que chegam.
Que tal replanejar a sua semana, utilizando a matriz de prioridades?
Mas calma, não significa que você deve se transformar em um robô, apenas queremos que você torne seus momentos de trabalho ou estudo mais produtivos.
Hora de falar sério é pra falar sério, OK?!
Como a matriz de prioridades funciona?
Bem, a proposta da matriz é que você divida as tarefas em quatro classificações:
- urgente e importante
- importante, mas não é urgente
- urgente, mas não é importante
- não é urgente nem importante
Tarefas no primeiro quadro merecem sua atenção imediata, portanto, resolva-as. São coisas críticas e com prazo curto.
Tarefas na classificação 2 podem ser resolvidas com um prazo mais longo e distribuídas em pequenas porções diárias.
Já as tarefas classificadas como 3, podem ser delegadas para outras pessoas ou adiadas, tipo telefonemas, simulados, indicações de webinar ou leitura enviadas por e-mails.
Na classificação 3, se você atender assim que a tarefa surgir, considera-se interrupção, porque não é importantíssimo para dar prosseguimento no seu dia, compreende?
Na divisão 4 são listadas as coisas que distraem a sua atenção e que não são produtivas, tipo redes sociais ou entretenimento.
O macete aqui é pensar criticamente, no início pode ser difícil definir o que é para agora, principalmente, se você não costuma organizar a sua agenda.
Com o tempo você vai perceber que, se conseguiu cumprir com as tarefas classificadas como 1 e 2, seu dia foi muito produtivo. Além disso, você estará menos cansado. Esse é o segredo de usar a matriz de prioridades para organizar suas tarefas.
E quanto mais tarefas você classificar como 2, significa que você está usando seu tempo de forma estratégica, cumprindo com prazos e planejando suas ações.
Conseguiu perceber a diferença?
Como preencher a planilha de prioridades?
Bom, depois de entender como a matriz funciona, vamos para a parte prática.
Abaixo você vai encontrar a imagem da planilha de prioridades que disponibilizamos para download, ela é bem simples de utilizar.
Vale ressaltar que existem outros modelos de matriz de prioridades. A que está aqui para você baixar e usar, é uma planilha de Excel, mas há outras opções. Eu sugiro que você entenda como ela funciona e depois faça as adaptações que melhor funcionem pra você e para a sua rotina.
Você vai perceber que há dois campos adicionais: um para o resultado esperado e outro para a complexidade. Mas segue a mesma lógica do Urgente e Importante, OK?! A lógica é a mesma: tomar decisões e pensar estrategicamente.
Vamos lá, para iniciar a montar a sua matriz, preencha o campo de atividade, depois o Resultado esperado com uma nota de 1 a 10, e o grau de complexidade para a atividade, também de 1 a 10.
O gráfico da Matriz que aparece ao lado é automático.
No Quadro Amarelo, estarão as ações e projetos que tem uma menor complexidade, porém resultado alto, portanto são urgentes, mas não tão importantes assim.
No Quadro Vermelho – Ações e projetos que tem uma complexidade alta, porém resultado alto, portanto são Urgentes e Importantes.
Nos quadros verde e azul, estão as ações e projetos com complexidade baixa e baixo resultado. Então, podem ser delegadas ou feitas com prazo mais longo. Não são urgentes, nem importantes.
Também, é interessante definir prazos para a realização dessas tarefas. Você pode melhorar essa planilha e adicionar espaços para datas.
Além disso, você pode sincronizar as tarefas urgentes e importantes com a agenda do seu celular ou e-mail para não perder o prazo.
Se você gosta de planilhas para organizar seu cotidiano, use e abuse dessas ferramentas digitais e aplicativos que ajudam no planejamento das atividades. E se você quer aprender mais sobre Excel, a Kultivi tem um curso gratuito. É um curso prático, aplicado, com exemplos e contextos reais.
Ter domínio em Excel, vai lhe proporcionar melhorar o seu desempenho profissional, a sua produtividade e, consequentemente, aumentar a sua empregabilidade.
Espero que este artigo tenha sido útil e bons estudos.
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