Objetivos
- Compreender o conceito de gestão de documentos e sua relação com economia e eficácia na administração pública.
- Identificar o fluxo de tramitação entre os três tipos de arquivo (corrente, intermediário e permanente) e os termos técnicos que designam cada movimento: transferência, recolhimento e eliminação.
- Reconhecer as contribuições da gestão de documentos para as funções arquivísticas, como a redução de documentos transitórios e a proteção de documentos de valor permanente.
Conceitos-Chave
- Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, atrelado à busca de economia e eficácia.
- Arquivo corrente: usado com frequência diária, mantido próximo ao usuário, com objetivo primário (jurídico, administrativo ou funcional).
- Arquivo intermediário: usado com menor frequência, mas ainda em uso ("fase do purgatório" — não descartado, mas também não recolhido permanentemente), também com objetivo primário.
- Arquivo permanente: documento não mais utilizado no cotidiano, mantido por seu valor histórico e cultural, com objetivo secundário; documentos recolhidos ao arquivo permanente não podem mais ser descartados.
- Transferência: movimento do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
- Recolhimento: movimento do arquivo intermediário (ou do corrente, diretamente) para o arquivo permanente.
- Eliminação: descarte de documentos, seja a partir do arquivo corrente ou do arquivo intermediário, quando não recolhidos ao arquivo permanente.
- Contribuições da gestão de documentos para as funções arquivísticas: garantir que políticas e atividades governamentais sejam adequadamente documentadas; garantir que menor número de documentos transitórios seja reunido a documentos de valor permanente; garantir a melhor organização dos documentos que chegam à fase permanente; inibir a eliminação indevida de documentos de valor permanente; garantir a definição criteriosa da parcela de documentos que constitui o patrimônio arquivístico de um país.
Resumo
A gestão de documentos é definida como um conjunto de procedimentos e operações técnicas que analisam a tramitação, o uso, a avaliação e o arquivamento dos documentos, sempre atrelada à busca de economia e eficácia na administração pública. Esse processo envolve avaliar se um documento será usado com frequência diária (tornando-se arquivo corrente), com menor frequência (arquivo intermediário) ou se não será mais utilizado no cotidiano, devendo ser preservado apenas por seu valor histórico (arquivo permanente).
O fluxo entre essas três fases do arquivo é designado por termos técnicos específicos, frequentemente cobrados em prova: a transferência ocorre quando um documento passa do arquivo corrente para o arquivo intermediário; o recolhimento ocorre quando um documento é enviado ao arquivo permanente, seja a partir do arquivo intermediário, seja diretamente do arquivo corrente; e a eliminação ocorre quando o documento é descartado, seja a partir da fase corrente, seja da fase intermediária — sempre que não for recolhido ao arquivo permanente. É importante destacar que o arquivo intermediário funciona como uma espécie de "fase intermediária de decisão": o documento não foi descartado (eliminação), mas também ainda não foi definitivamente preservado (recolhimento); a partir dessa fase, ele será obrigatoriamente encaminhado para um desses dois destinos. Uma vez recolhido ao arquivo permanente, o documento não pode mais ser descartado, mesmo que seja digitalizado, devendo permanecer preservado enquanto existir fisicamente.
Por fim, a gestão de documentos oferece contribuições fundamentais para as funções arquivísticas: garante que as políticas e atividades do governo sejam adequadamente documentadas, para que nada se perca ao longo do tempo por falta de registro; garante que um menor número de documentos transitórios seja reunido a documentos de valor permanente, evitando a sobrecarga desnecessária do arquivo permanente; garante a melhor organização dos documentos que efetivamente chegam a essa fase; inibe a eliminação indevida de documentos de valor permanente; e garante a definição criteriosa da parcela de documentos que efetivamente constitui o patrimônio arquivístico de um país.
Pontos para Revisar
- O conceito de gestão de documentos e sua relação direta com economia e eficácia administrativa.
- Os três termos que designam o fluxo entre as fases do arquivo: transferência (corrente → intermediário), recolhimento (intermediário ou corrente → permanente) e eliminação (corrente ou intermediário → descarte).
- A ideia de que o arquivo intermediário é uma "fase de decisão", da qual o documento sempre seguirá para recolhimento ou eliminação.
- A regra de que documentos recolhidos ao arquivo permanente não podem mais ser eliminados, mesmo que digitalizados.
- As cinco contribuições da gestão de documentos para as funções arquivísticas, com destaque para a redução de documentos transitórios e a proteção de documentos de valor permanente.
Você Sabia? — Indo Além da Aula
O fluxo entre arquivo corrente, intermediário e permanente, com os conceitos de transferência, recolhimento e eliminação, é conhecido internacionalmente como "teoria das três idades dos arquivos" (records continuum ou life cycle), formulada originalmente por arquivistas franceses e norte-americanos em meados do século XX, e hoje amplamente adotada em sistemas de gestão documental ao redor do mundo.
A regra de que documentos recolhidos ao arquivo permanente não podem mais ser eliminados, mesmo que digitalizados, reflete um princípio de preservação da memória institucional também presente em arquivos nacionais de diversos países, que tratam certos documentos como patrimônio histórico intocável, independentemente dos avanços tecnológicos de digitalização.
A relação entre gestão de documentos e "economia e eficácia", central nesta aula, dialoga com conceitos de administração pública gerencial adotados em reformas do Estado ao redor do mundo desde a década de 1980, que buscam aplicar princípios de eficiência also observados na gestão privada às atividades e aos processos do setor público, incluindo a gestão de seus acervos documentais.
