Objetivos
- Compreender a necessidade de um procedimento formal e burocrático para eliminação de documentos, conduzido pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
- Identificar os dez passos do procedimento de eliminação, da avaliação e listagem até a autorização, publicação em edital e efetiva eliminação.
- Reconhecer os métodos de descaracterização de documentos (fragmentação, pulverização, desmagnetização, reformatação) e a exigência de respeito ao meio ambiente e à sustentabilidade nesse processo.
Conceitos-Chave
- Necessidade de manutenção periódica: nem todo documento produzido pela administração pública precisa ser guardado permanentemente; documentos dispensáveis podem ser eliminados por meio de procedimento formal.
- Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD): órgão responsável por conduzir a avaliação e seleção dos documentos a serem eliminados.
- 1º passo — avaliar e selecionar documentos: conduzido pela CPAD.
- 2º passo — registrar em listagem de eliminação de documentos: os documentos selecionados são listados formalmente.
- 3º passo — solicitar aprovação da listagem: pela comissão e pelas autoridades competentes dos órgãos e entidades.
- 4º passo — submeter a listagem aprovada: à instituição arquivística pública competente, para autorizar a eliminação (em duas vias rubricadas).
- 5º passo — solicitar autorização da eliminação: pela instituição arquivística pública competente.
- 6º passo — elaborar e publicar edital de ciência de eliminação de documentos: em periódico oficial (ou outro veículo de divulgação local, na ausência de periódico oficial, no caso de municípios).
- 7º passo — encaminhar cópia da publicação: à instituição arquivística pública competente.
- 8º passo — eliminar os documentos autorizados: por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização seja irreversível, respeitando normas ambientais e de sustentabilidade.
- 9º passo — elaborar termo de eliminação de documentos: para registrar as informações relativas ao ato de eliminação.
- 10º passo — encaminhar cópia do termo de eliminação: à instituição arquivística pública competente, como comprovação de que a eliminação foi efetivada.
Resumo
A eliminação de documentos arquivísticos é um procedimento necessário diante do enorme volume de documentos produzidos diariamente pela administração pública, já que nem tudo pode — ou deve — ser guardado permanentemente. Contudo, essa eliminação não pode ser feita de forma arbitrária: exige um procedimento formal e burocrático, composto por dez passos sequenciais. O primeiro passo é a avaliação e seleção dos documentos, conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD); o segundo é o registro desses documentos em uma listagem de eliminação; o terceiro é solicitar a aprovação dessa listagem pela própria comissão e pelas autoridades competentes dos órgãos envolvidos.
Uma vez aprovada, a listagem deve ser submetida (quarto passo) à instituição arquivística pública competente, em duas vias rubricadas, para que se solicite (quinto passo) a autorização da eliminação. Aprovada e autorizada a listagem, o sexto passo exige a elaboração e publicação de um edital de ciência de eliminação de documentos em periódico oficial — sendo que municípios sem periódico oficial podem publicar em outro veículo de divulgação local. O sétimo passo é encaminhar à instituição arquivística competente uma cópia da página em que o edital foi publicado, comprovando a divulgação.
Somente após todas essas etapas formais é que se chega ao oitavo passo: a efetiva eliminação dos documentos, realizada por fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação — sempre com garantia de que a descaracterização seja irreversível, e respeitando as normas ambientais e de sustentabilidade vigentes (não sendo permitido, por exemplo, simplesmente rasgar e descartar papéis sem reciclagem adequada). O nono passo é elaborar o termo de eliminação de documentos, que registra formalmente as informações relativas ao ato realizado; e o décimo e último passo é encaminhar uma cópia desse termo à instituição arquivística pública competente, como prova de que a eliminação foi de fato efetivada.
Pontos para Revisar
- Os dez passos do procedimento de eliminação de documentos, em ordem: avaliação/seleção (CPAD), listagem, aprovação, submissão, autorização, edital, cópia da publicação, eliminação, termo de eliminação, cópia do termo.
- A distinção entre aprovação da listagem (pela comissão/autoridades) e autorização da eliminação (pela instituição arquivística pública competente) — não são a mesma etapa.
- A exigência de publicação de edital em periódico oficial (ou outro veículo local, para municípios sem periódico oficial).
- Os métodos de descaracterização física de documentos: fragmentação, pulverização, desmagnetização e reformatação, sempre de forma irreversível.
- A exigência de respeito às normas ambientais e de sustentabilidade no processo de eliminação.
Você Sabia? — Indo Além da Aula
A exigência de publicação de edital de ciência de eliminação de documentos em periódico oficial reflete o princípio da publicidade dos atos administrativos, garantindo que a sociedade tenha conhecimento e possa, eventualmente, questionar a eliminação de documentos de interesse público — mecanismo de controle social também presente em outras áreas do direito administrativo brasileiro.
O rigoroso procedimento de eliminação de documentos, com múltiplas camadas de aprovação e autorização, é comparável a processos de descarte de registros públicos em outros países, que também buscam equilibrar a necessidade prática de gerenciamento de acervos volumosos com a proteção contra a destruição indevida de documentos de valor histórico ou probatório.
A exigência de respeito às normas ambientais na eliminação física de documentos (preferindo reciclagem à simples destruição) dialoga com políticas públicas de sustentabilidade cada vez mais incorporadas à gestão documental, tema que ganha relevância crescente também na transição para arquivos digitais, que reduzem o volume físico de papel a ser eliminado.
