Objetivos
- Compreender os conceitos de documento e suporte, e o conceito legal de arquivo previsto no artigo 2º da Lei 8.159/1991.
- Identificar os tipos de arquivo (corrente, intermediário e permanente) e os objetivos primário e secundário do arquivo.
- Reconhecer as diferenças entre arquivo, biblioteca e museu quanto ao suporte, tipo de conjunto, finalidade, entrada de documentos, público e características principais.
Conceitos-Chave
- Arquivologia: ciência que estuda a função dos arquivos, tendo o documento como objeto de estudo.
- Documento: toda informação registrada em um suporte (papel, CD, DVD, manuscrito, documento digitalizado, microfilmagem).
- Suporte: base física onde a informação é registrada — equivalente à "moldura" que sustenta a informação.
- Arquivo (art. 2º, Lei 8.159/1991): conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, por pessoa física ou jurídica, qualquer que seja o suporte ou a natureza do documento.
- Documentos produzidos e recebidos: o arquivo pode conter tanto documentos criados internamente quanto recebidos de fora (como um protocolo de reclamação de um cidadão).
- Requisito da organização: para ser considerado arquivo, o conjunto de documentos precisa estar organizado; um amontoado desorganizado de papéis não configura arquivo.
- Documentos externos e internos: externos são aqueles não produzidos no próprio setor (ex.: e-mail de fornecedor); internos são produzidos dentro da administração.
- Arquivo corrente: utilizado com frequência diária, mantido próximo ao usuário, com objetivo primário (jurídico, administrativo ou funcional).
- Arquivo intermediário: consultado com menor frequência, também com objetivo primário, mantido em local próximo mas não na mesa do usuário.
- Arquivo permanente: guardado por seu caráter histórico e cultural, com objetivo secundário, sem uso frequente.
- Objetivo primário do arquivo: relacionado ao uso funcional, jurídico ou administrativo cotidiano.
- Objetivo secundário do arquivo: relacionado à preservação histórica e cultural.
- Diferenças entre arquivo, biblioteca e museu: quanto ao suporte (arquivo: exemplares únicos; biblioteca: exemplares múltiplos; museu: objetos bi/tridimensionais únicos); quanto ao conjunto (arquivo: fundos por origem; biblioteca e museu: coleções por conteúdo/função); quanto à finalidade (arquivo: administrativa/jurídica; biblioteca: cultural/científica; museu: cultural/artística); quanto ao objetivo (arquivo: provar/testemunhar; biblioteca: instruir/informar; museu: informar/entreter); quanto à entrada de documentos (arquivo: acumulação natural; biblioteca e museu: aquisição artificial por compra/doação/permuta); quanto ao público (arquivo: administrador e pesquisador; biblioteca e museu: grande público e pesquisador); e quanto às características (arquivo: organização espelha a instituição; biblioteca: organização espelha áreas de conhecimento; museu: organização espelha recortes de tempo/assunto/memória).
Resumo
A arquivologia é a ciência que estuda a função dos arquivos, tendo como objeto de estudo o documento — toda informação registrada em um suporte, seja papel, CD, DVD, manuscrito ou arquivo digital. O conceito legal de arquivo, previsto no artigo 2º da Lei 8.159/1991, define arquivo como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, por pessoa física ou jurídica, qualquer que seja o suporte ou a natureza do documento. É importante notar que o arquivo pode conter tanto documentos produzidos internamente quanto recebidos de fora (como o protocolo de uma reclamação feita por um cidadão), e que tanto instituições públicas quanto privadas podem — e devem — organizar seus documentos por meio da arquivologia.
Um requisito fundamental para que um conjunto de documentos seja considerado arquivo é a organização: uma sala cheia de papéis sem qualquer ordenação não constitui um arquivo, mas um mero "entulho de papel". Os arquivos se classificam em três tipos, conforme a frequência de uso: o arquivo corrente, utilizado quase diariamente e mantido próximo ao usuário; o arquivo intermediário, consultado com menor frequência, mas ainda mantido relativamente próximo; e o arquivo permanente, guardado por seu valor histórico e cultural, sem uso frequente. Os dois primeiros têm objetivo primário (uso funcional, jurídico ou administrativo cotidiano), enquanto o arquivo permanente tem objetivo secundário (preservação histórica e cultural).
Por fim, a aula estabelece a distinção entre arquivo, biblioteca e museu, frequentemente cobrada em prova: quanto ao suporte, o arquivo guarda exemplares únicos, a biblioteca guarda exemplares múltiplos, e o museu guarda objetos bi ou tridimensionais únicos; quanto ao tipo de conjunto, o arquivo organiza documentos em fundos (por origem), enquanto biblioteca e museu organizam coleções (por conteúdo ou função); quanto à finalidade, o arquivo tem propósito administrativo/jurídico, a biblioteca cultural/científica e o museu cultural/artístico; quanto ao objetivo, o arquivo serve para provar e testemunhar, a biblioteca para instruir e informar, e o museu para informar e entreter; quanto à entrada de documentos, o arquivo tem acumulação natural (recebe documentos constantemente em decorrência das atividades), enquanto biblioteca e museu têm aquisição artificial (compra, doação, permuta); quanto ao público, o arquivo atende administradores e pesquisadores, enquanto biblioteca e museu atendem também o grande público; e quanto às características, a organização do arquivo espelha a instituição, a da biblioteca espelha as áreas de conhecimento, e a do museu espelha recortes de tempo, assunto e memória.
Pontos para Revisar
- O conceito legal de arquivo (art. 2º, Lei 8.159/1991) e seus elementos: produzidos/recebidos, órgãos públicos/entidades privadas/pessoa física, qualquer suporte ou natureza.
- O requisito da organização como condição essencial para que um conjunto de documentos seja considerado arquivo.
- Os três tipos de arquivo (corrente, intermediário, permanente) e seus respectivos objetivos (primário ou secundário).
- As diferenças entre arquivo, biblioteca e museu quanto ao suporte, tipo de conjunto, finalidade, objetivo, entrada de documentos, público e características principais — tema clássico de tabela comparativa em prova.
- A distinção entre acumulação natural (arquivo) e aquisição artificial (biblioteca e museu).
Você Sabia? — Indo Além da Aula
A distinção entre acumulação natural de documentos em arquivos e aquisição artificial em bibliotecas e museus reflete uma diferença conceitual estudada internacionalmente na arquivística, conhecida como o "princípio da proveniência orgânica", segundo o qual os arquivos nascem organicamente das atividades de uma instituição, ao contrário de acervos museológicos ou bibliográficos, formados por curadoria deliberada.
A Lei 8.159/1991, que rege a política nacional de arquivos públicos e privados no Brasil, tem paralelo em legislações de diversos países que buscam equilibrar o acesso público à informação arquivística com a proteção de documentos sigilosos — debate que ganhou ainda mais relevância com a promulgação da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) no Brasil.
A ideia de que o arquivo permanente tem função de "prova" e "testemunho" histórico dialoga com o conceito de patrimônio documental, reconhecido internacionalmente pela UNESCO por meio do programa Memória do Mundo, que busca preservar documentos de valor histórico excepcional para a humanidade.
